Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban selaku penanggug jawab penyelenggaraan kearsipan Kabupaten Tuban, melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan OPDKabupaten Tuban. Pembinaan diselenggarakan demi terlaksananya pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Tahun 2017, tepatnya pada tanggal 8-16 Nopember 2017, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban membina 6 (enam) kecamatan. Diantaranya adalah Kecamatan Bancar, Palang, Senori, Plumpang, Tambakboyo, dan Bangilan. Tim pembinaan mengevaluasi tata kearsipan yang telah diselenggarakan oleh kecamatan selaku lembaga pencipta arsip.
Poin-poin yang dievaluasi yang utama adalah prasarana dan sarana penunjang kegiatan kearsipan. Hampir seluruh kecamatan (lembaga pencipta arsip) tidak menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip.
Kedua adalah pengembangan sumber daya manusia, kurangnya jumlah arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas dibidang kearsipan. Dalam permasalah ini pemerintah dapat menyelesaikan dengan pengadaan arsiparis, pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis memalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan, pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis, dan penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
Ketiga adalah belum dilaksanakannya pengelolaan arsip dinamis yang sistematis. Untuk ini tim pembina dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban melakukan pendampingan terhadap pegawai kecamatan dalam penataan arsip dinamis dengan mewujudkan central file untuk arsip aktif dan record center untuk arsip inaktifsebagaimana diamanatkan Peraturan Bupati Tuban Nomor 31 tahun 2010 tentang Tata Kearsipan.
Pengelolaan arsip dinamis harus dilaksanakanuntuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu system yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta system klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Kegiatan pembinaan tata kearsipan harus digiatkan demi terselamatkannya bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan public maupun kesejahteraan rakyat, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa. Oleh sebab itu, pentingnya sinergitas dari seluruh elemen (Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten dan OPD Kecamatan) untuk mewujudkan kearsipan baku.
Penulis : Fajar
