Dalam upaya mewujudkan standar baku pengelolaan kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban selaku lembaga kearsipan daerah melaksanakan pembinaan kepada seluruh OPD di Kabupaten Tuban. Pembinaan kearsipan tersebut dilaksanakan secara bertahap dan dikemas melalui program inovasi PENA SEJUTA MAKNA (PENdampingan Arsip Secara intEnsif berkelanJUTAn untuk Mewujudkan Arsip baKu diNAs).
PENA SEJUTA MAKNA merupakan tahap pokok dari 3 pola pembinaan kearsipan OPD yang diterapkan oleh bidang pengembangan dan pembinaan, yaitu bimbingan teknis, pendampingan pengelolaan arsip secara intensif berkelanjutan dan lomba kearsipan. Pola pembinaan selama ini yang hanya berupa bimtek dan monitoring saja ternyata tidak cukup ampuh untuk mewujudkan standar baku pengelolaan kearsipan OPD, oleh karena itu digagaslah pendampingan langsung pengelolaan arsip di lapangan secara intensif berkelanjutan sampai OPD mampu mengelola arsip secara mandiri sesuai standar baku kearsipan. Standar baku disini mencakup kesesuaian penciptaan arsip berdasarkan tata naskah dinas, filing system / pemberkasan, serta pengklasifikasian masalah arsip sesuai dengan kaidah dan aturan yang berlaku, penyimpanan arsip dinamis aktif di central file dan penyusutan (pemindahan arsip dinamis aktif ke record centre / pusat arsip, pemusnahan arsip yang tidak bernillai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah).
Pada awal tahun 2018, beberapa OPD yang telah ditingkatkan standar baku kearsipannya diantaranya adalah Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Tuban, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Tuban, Inspektorat Kabupaten Tuban, Badan Kapegawaian Daerah Kabupaten Tuban, Dinas Pendidikan Kabupaten Tuban dan Kecamatan Semanding. Menyusul nantinya OPD lain secara bertahap.
Harapannya kedepan standar baku pengelolaan kearsipan yang telah diterapkan oleh OPD di Kabupaten Tuban dapat ikut mendukung terwujudnya good governance di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban karena akuntabilitas pemerintahan sebagai salah satu indikatornya dapat diwujudkan.(ed.budi ir)
Penulis : Fajar
