Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Perangkat Desa/ Kelurahan

Pemerintah desa/ kelurahan merupakan satuan pemerintahan terkecil yang memiliki posisi strategis dalam mendukung keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat. Dan merupakan ujung tombak dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah. Oleh karena itu perangkat desa sebagai pelaksana administratif harus memiliki kompetensi yang baik agar mampu melaksanakan amanat tersebut sehingga dapat terwujud penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintah yang bersih (clean government) pada tingkat desa/kelurahan. Salah satu indikator pencapaian tersebut adalah adanya tertib administrasi dan tertib arsip.

Dalam rangka mewujudkan tertib arsip pada pemerintahan desa/kelurahan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban sebagai lembaga kearsipan daerah yang memiliki kewajiban melaksanakan pembinaan kearsipan diseluruh lembaga daerah di Kabupaten Tuban, menyelenggarakan bimbingan teknis kearsipan bagi perangkat desa/ kelurahan pada tanggal 12 dan 13 Februari 2018 dengan peserta sebanyak 50 orang sekretaris desa.

Dalam bimbingan teknis tersebut, Sri Wigatin (Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan) menyampaikan bahwa pemerintah desa sekarang mengelola dana yang sangat besar, oleh karena itu penting bagi desa untuk membuat pertanggungjawaban atas dana tersebut, yaitu salah satunya dengan tertib arsip.

Dengan terselenggaranya bimbingan teknis kearsipan ini, perangkat desa diharapkan mampu mengelola arsipnya sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan beserta peraturan pelaksananya. Dalam bimtek kearsipan ini peserta diajarkan bagaimana mengolah surat yang benar, teori dan praktik secara langsung hingga tahap pemberkasan dan pembuatan sarana temu balik arsip (finding aids). Materi ini disajikan secara aktif dan komunikatif oleh Sasmiyati (Narasumber Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Perangkat Desa/Kelurahan Tahun 2018).

Selain melaksanakan praktik mengolah surat secara konvensional, peserta juga diajarkan praktik mengolah surat menggunakan aplikasi Arsip Masuk Desa (AMD). Aplikasi ini dapat melakukan pencatatan surat masuk dan keluar, kemudian dapat melakukan pemberkasan hingga tahap penyusutan.

Bimtek kearsipan bagi perangkat desa/kelurahan ini merupakan tahap awal dari program inovasi bidang pengembangan dan pembinaan yaitu "PERNAH MUDA" (PENDAMPING ARSIP DINAS HARUS MASUK DESA). Merupakan pola pembinaan kearsipan terpadu berkelanjutan berupa bimtek, pendampingan penataan arsip langsung ke desa dan terakhir lomba kearsipan desa. Dengan 3 treatment ini diharapkan pembinaan kearsipan berhasil dilakukan dengan sasaran terwujudnya arsip baku minimal ada central file pada arsip aktif dan record center pada arsip in aktif. (ed.Budi. Irw)

Penulis : Fajar

Komentar