Berkembangnya era globalisasi yang menuntut seluruh lapisan masyarakat menggunakan teknologi informasi sangat berpengaruh pada kegiatan administrasi, baik lembaga pemerintah maupun swasta. Lembaga pemerintah desa/kelurahan selaku lembaga yang sangat dekat dengan lapisan masyarakat terkecil, dalam proses pengadministrasian dituntut menggunakan teknologi informasi. Selain itu, dalam proses pengadministrasian lembaga pemerintah desa/kelurahan harus sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang bertujuan untuk meminimalisir kehilangan arsip yang dapat mengganggu kinerja atau bahkan mengakibatkan runtuhnya lembaga desa/kelurahan tersebut.
Hal ini yang mendorong Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban untuk memberikan bimbingan terhadap lembaga pemerintah desa/kelurahan di Kabupaten Tuban dengan tujuan terwujudnya lembaga pemerintah desa/kelurahan yang sadar arsip, baik secara konvensional maupun berbasis elektronik. Langkah ini terbilang efektif, mengingat pada tahun sebelumnya (2016) juga dilaksanakan bimbingan teknis kearsipan bagi lembaga pemerintah desa/kelurahan.
Bimbingan teknis kearsipan bagi perangkat desa/kelurahan pada tahun 2017 dilaksanakan pada tanggal 12 dan 13 April 2017 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dihadiri oleh 35 peserta dari berbagai desa di Kabupaten Tuban pada hari pertama dan 30 peserta di hari kedua. Materi dalam bimbingan teknis (bimtek) tersebut berkenaan dengan pengelolaan arsip dinamis secara konvensional (human readable) dimulai dari tahap penciptaan sampai tahap penyusutan (disposal), dan pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Arsip Masuk Desa (AMD) yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi arsip masuk desa ini sangat mudah digunakan (user friendliness) sehingga pengguna dengan cepat dapat menjalankan aplikasi tersebut dengan lancar. Harapannya dengan aplikasi AMD proses administrasi pada lembaga pemerintah desa/kelurahan dapat tertata sesuai dengan kaidah kearsipan dan dapat diterapkan dengan baik.
Setelah bimbingan teknis kearsipan dilaksanakan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tuban akan melaksanakan monitoring untuk memantau proses penerapan materi setelah bimtek di masing-masing lembaga pemerintah desa/kelurahan. (fajar.s)
