Hilangnya beberapa arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak
didukung kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan
tepat di sebuah organisasi, penumpukan arsip disembarangan tempat, pengelolaan
arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan
kearsipan yang sangat kompleks. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang
baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula.
Sesuai dengan amanat Undang-Undang No.23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah pasal 373 (Ayat 2), Gubemur sebagai wakil Pemerintah pusat
sesuai dengan Peraturan Pemerintah no.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 16 (Ayat 2&3).
Sehubungan hal tersebut bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa
Timur melakukan Bimbingan Pengawasan Ekstemal di Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota Se Jawa Timur.
Penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan
kearsipan dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Guna merrvujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaman
kearsipan berjalan secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk
mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di Daerah Kabupaten/Kotra
Tuban.
Adapun Pengawasan Kearsipan yang dilakukan oleh Dinas Perspustakaan
dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang Pertama Pengawasan Ekstemal yang
dilaksanakan pada tanggal '19-21 Juni 2017 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Tuban. Yang kedua pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan lewat
uji petik terhadap dua OPD salah satu Contoh di ambil di BKD (Badan Kepegawaian
Daerah) Kabupaten Tuban dan Desa Perunggahan Wetan Kecamatan Semanding
Kabupaten Tuban.
Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat tenvujud
pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang
bekesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk
menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan
peEturan perundangan yang berlaku. Dengan demikian dapat tenivujud akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintjahan dan menjaga memori kolektif bangsa.
Penulis : Fendik
